深圳市益点爱公益基金会行政管理制度

2021-05-24

为完善深圳市益点爱公益集基金会(以下称“基金会”)的制度建设,规范基金会日常行政管理,提高工作效率,保证严肃性,维护基金会的公益形象,依据《基金会管理条例》、《深圳市益点爱公益基金会章程》以及相关规定,特制定本制度。

一、   印章及证照管理

现有证照、印章明细:

序号

证照、印章名称

数量

管理人

1

基金会法人登记证书(正本)

1

悬挂

2

基金会法人登记证书(副本)

1

行政

3

开户许可证

1

财务

4

深圳市益点爱公益金会 公章

1

秘书处

5

深圳市益点爱公益金会 财务专用章

1

财务

6

深圳市益点爱公益金会 理事长人名章

1

财务

被授权的证照、印章保管人员,要认真履行职责,妥善保管证照、印章,严格按规定的审批程序和权限范围使用证照、印章,并及时做好登记;若因工作变动或特殊情况,需移交证照、印章使用及保管责任,必须经领导批准,并严格办理交接手续。

二、         印章及证照的使用

(一)      因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时,应先在行政部填写证照使用登记,写明拟用证照资料名称、原/复印件、使用事由、使用及归还日期等信息,经审批流程获得同意后方可使用。

(二)      因工作需要必须加盖、借用印章时,应先在行政部填写印章加盖/借用登记,写明拟用印章的文件名称、份数、使用事由、使用及归还日期等信息,由行政部对文件内容进行审阅、了解,核对无误后通过用印审批流程后方可使用。

(三)      行政部应对加盖基金会印章的文件进行扫描文档留存,不允许加盖重要信息不明或空白的文件,如却有需要,须在填写完成文件内重要内容信息后补全存档文件。

(四)      因工作需要借用将印章带离单位的,需要按照当日借还的原则,确须隔日归还的应与领导说明情况,并得到批准。

三、         关于印章及证照使用的审批权限

(一)      不涉及钱款的证照、印章使用申请,应经秘书长审批同意;

(二)涉及钱款、财务及合同的证照、印章使用申请,应提供完善的相关资料,向秘书长提出申请。

四、         基金会文档管理制度

为了加强深圳市益点爱公益基金会各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管,切实提高基金会文书文档的综合利用效率,特制定本制度。

(一)     文档管埋部门

本基金会秘书处行政部是基金会文书文档的管理部门,其主要职责如下:

1.   组织制定或参与制定文档立卷、建挡和归档工作的相关规章制度。

2.   认真做好基金会、秘书处各类文书挡案的收集、整理、保管和利用工作。

3.   所有文件由秘书处各项目部门起草,秘书长签发,必要时报理事长审批.

4.   指导和监督基金会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作。

5.   负责做好永久性文档保存或向有关文档机构的移交工作。

6.   努力提高挡案管理的水平和技术,逐步实现文档管理现代化、科学化。

7.   文件立卷归档按照《文档管理制度》执行.存档时文件需存底稿并附两份正式文件,信函需存底稿.

(二)文档管理制度细则

文档是全面反映基金会管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据.各部门必须按本制度认真做好文档管理工作.

1.   归档范围:

1)   规范性文件:包括上级颁发、需要基金会执行的,或由基金会制发的各种正式文件、规章制度等。

2)   基金会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料。

3)   基金会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等。

4)   基金会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

5)   财务、会计及其管理方面的文件材料。

6)   员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

7)   基金会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

8)   声像制品资料:包括基金会在其各种公益慈善活动活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

2.   管理部门

1)   由行政部负责文档的集中管理;建立电子文档库。

2)   项目部、财务部及秘书处日常开展工作中积累的所有文档,包括:文件、协议合同、项目资料、图片、录音、视频、函件、填报资料、财务文件、会计资料、 账表、票据等,应每季度汇总移交行政部负责统一管理;

3)   已建档留存的文档文件不得随意处置,如有借阅、使用、更新需报秘书长审批。

3.   文档管理内容规范:

1)   文档编号以“分类编号”为原则,遇有文档归入多类者,应先确定其主要类别进行编号.

2)   归档后须填写《文档管理登记表》.

3)   文档保存期限除政府有关法令或基金会其他规章制度规定者外,一律按照下列规定办理:

永久保存:基金会章程,理事名册,理事会、监事会会议纪要,基金会证照,各级批文,印鉴,年度财务报表,规章制度,不动产所有权证及其他债权凭证,人事资料,大型活动图片,音像资料以其它核定须永久保存的文书;

十五年保存:会计凭证,其他经核定须十五年保存的文书(其它财务文档的保存期限按国家相关规定执行);

五年保存:期满或解除的合同协议,完结后的项目方案,其它经核定须保存五年的文书;部门工作计划及工作总结,完结后的部门请求报告,完结后无长期保存必要文书

4.   各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案,由各部门负责整理装订,以左方装订为原则,右上角标明文档号.如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订.

5.   所有文档由秘书处指派专人保管.

6.   因工作需要调阅文档时,须填写《文档调阅申请单》,并经相关领导人批准后方可调阅.跨部门文档调阅须秘书长批准.

7.   文档管理人员必须严格按照《文档调阅申请单》的内容,将文档调出,供调档人查阅.调档人必须是《文档调阅申请单》里注明的查阅人.借阅时间最长不超过8个工作时.

8.   《文档调阅申请单》由文档管理人员留存备查.

9.   如调档内容更改,调档时间延长,应按调档程序重新办理.

10.文档管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证文档安全.所有文档应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿.所有文档不得随意查阅、复印,不得置于公共场所.

11.关于电子文档备份,必要文档永久留存于钉钉及其他备份介质,保证电子文档的可利用性.

(1)从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性.

(2)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致.

五、         物资管理制度

(一)    物资管理制度的目的 

为了加强对基金会物资的管理,保证基金会物资的安全、完整,并结合基金会的实际情况,特制定本管理办法。

(二)物资管理制度的适用范围 

本管理办法适用于基金会的物料消耗品等资产的管理。

(三)管理责任 

行政部负责对资产的统一管理,按自购资产、捐赠资产两类分别建档管理;

(四)物资的验收入库

入库物资行政人员必须严格核检质量和数量,并将准确数据记录在册。

(五)物资的储存保管

1.   行政人员对库存物资负有管理责任,不得有丢失、损坏等现象;

2.   行政人员应加强对物资的管理,加强防火防盗措施,确保库存物资的安全。

(六)物资的出库管理

1.   各类物资出库时必须填写物品领用登记表;

2.   库房是财务重地,非保管人员不得随意进出停留,不允许代存私人物品,不得私自拿出、外借物品;

3.   凡属借用物资,保管人员和借用人有责任和义务按期收(交)回。

(七)资产盘点

每年12月月末由行政部依据资产管理表进行盘点工作。盘点中发生资产损坏、遗失的情况,及时向秘书处领导汇报情况,查明责任人后应照价赔偿。

六、         固定资产管理制度

为了加强固定资产管理,提高固定资产的使用效率,实现固定资产科学化、规范化管理,制定本制度。

(一)    范围及管理责任

固定资产是指单位价值在2000元以上,使用期限在一年以上的,并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产,单位价值虽未达到上述标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产。

行政部履行资产管理的工作职能,负责固定资产的购置、登记、维修、盘点、报废等 具体事项。

(二)固定资产的购置

1.   购置固定资产,由使用部门提出书面申请,由行政部根据年度预算编制采购计划、询价,经秘书长或会长批准后,由行政部统一实行采购。

2.   资产购置过程中应当维护基金会权益,采购前进行必要的市场调查、充分了解所购商品的市场行情,在保证所购商品的质量、档次、功能、技术支持、售后服务等前提下,努力降低采购成本,择优采购。

3.   固定资产价值超过1万元时,采购人员应当货比三家,或采用类似于招标的方法进行采购,确定供货单位后及时完善报批手续,签订购销合同。

(三)固定资产的登记

1.   资产登记包括资产的入库登记、领用登记、盘点登记和报废登记。

2.   行政部应对固定资产建立台账。新购置的固定资产统一由行政部填写入库单, 负责验收配发,使用人在固定资产台账上签收。

3.   财务部门根据行政部填写的入库单、经办人及审批领导签字的发票登记入账,行政部与财务部定期进行核对,每年一次。

(四)固定资产的使用、维护

1.   行政部应当根据资产特点、使用条件等因素确定各类财产的合理使用年限;

2.   根据“谁使用、谁保管”的原则,使用人员对自己使用的资产应尽保管之责,保证资产在使用年限内基本完好;

3.   平时应当做好资产的清洁、防潮、防蛀等保养工作;

4.   使用时应当按照使用说明书和有关规定要求正确使用,避免因保养、使用不当而发生损坏现象;

5.   杜绝因保管失职而发生失窃现象;

6.   造成人为损坏和丢失的要按评估价进行赔偿;

7.   固定资产一般不准带回家或外借他人使用,更不准化公为私;

8.   若需借用,应经领导批准,办理借用手续,并及时归还;

9.   如有违纪外借或侵占公物者,要限期追回,并按情节轻重给予处罚;

10.工作人员在办理离职手续前,必须到行政部办理固定资产移交手续,否则,人事、财务部门不予办理相关手续;

11.(十一)行政部应妥善保管固定资产,正确使用,精心维护,对于费用较大的设施和财产发生故障或损坏需要维修的,由行政部提出申请,秘书长审批后,行政部联系专业单位进行维修。

(五)固定资产的盘点

1.   固定资产盘点每年末进行集中盘点,临时盘点根据需要确定。

2.   盘点内容:做到账、物相符,是否毁损等。

3.   盘点程序:行政部根据固定资产清单逐一进行清查。

(六)固定资产的报废

对于使用时间较长、损坏严重不能继续使用的固定资产,由行政部填写《固定资产 报废(报损)申报表》报秘书处,由秘书处签署意见后会同财务部门报领导审批或理事会会议通过 后,方可进行账务处理,行政部收回残值。

本制度自发布之日起执行。


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